Účetnictví bez dohledávání na poslední chvíli: co si domluvit s účetní?

O firmě

Ing. Jiřina Ekertová působí pod názvem Ekona ve Velenicích na Nymbursku. Věnuje se vedení účetnictví a daňové evidence; nabídka zahrnuje také zpracování mezd, daňových přiznání, účetních závěrek a finančních výkazů. 

S čím mohou podnikatelé Ekonu oslovit?

Základem je vedení účetnictví a daňové evidence. Součástí nabídky jsou také mzdy, personální agenda a příprava daňových přiznání. Při úvodní domluvě je potřeba určit, které činnosti klient potřebuje zajistit a které bude nadále vyřizovat sám.

Podle čeho by měl podnikatel vybírat účetní?

Vedle rozsahu služeb bych doporučila sledovat srozumitelnost komunikace. Už při první schůzce by mělo být jasné, jak bude spolupráce fungovat. Podnikatel se může zeptat, komu bude posílat dotazy, jak dostane upozornění na chybějící podklady a co přesně zahrnuje domluvená cena.

Co si připravit před první konzultací?

Užitečný je stručný popis podnikání a seznam toho, co potřebujete vyřešit. Připravte si také otázky, ve kterých nemáte jasno. Pro domluvu může pomoci ukázka běžných dokladů: účetní si tak snáze představí podobu agendy a může upřesnit, jaké další informace bude potřebovat.

Co by mělo být jasné ještě před předáním prvních dokladů?

Především rozsah práce, způsob předávání podkladů a kontaktní osoba na každé straně. Doporučila bych určit také místo, kde se budou evidovat nevyřešené dotazy. Pokud se část komunikace odehrává telefonicky a část v několika e-mailech, důležitá informace se může snadno ztratit.

Jak si může podnikatel usnadnit přípravu podkladů?

Pomáhá jednoduchý a stále stejný systém. Například oddělit doklady připravené k předání od těch, u kterých ještě něco chybí. Konkrétní uspořádání je vhodné dohodnout s účetní, aby klient netrávil čas tříděním, které se pak musí celé předělávat.

Proč někdy nestačí poslat samotnou fakturu?

Doklad nemusí vysvětlovat všechny okolnosti. Pokud jde o neobvyklý nákup nebo složitější zakázku, může být potřeba doplnit, čeho se plnění týká. Praktické je připojit krátké vysvětlení rovnou. Účetní pak nemusí zjišťovat souvislosti z několika dalších zpráv.

Jak postupovat, když podnikatel zjistí, že některý podklad chybí?

Označit konkrétní chybějící položku a domluvit se na dalším postupu. Užitečný je společný seznam s informací, kdo podklad dohledává a zda už byl doplněn. Samotné opakované přeposílání celé složky nemusí ukázat, co se od posledního předání změnilo.

Co si pohlídat při předávání mzdových podkladů?

Z organizačního hlediska je důležité poznat, která verze podkladů je konečná. Pokud se po odeslání něco změní, doporučila bych změnu výslovně popsat a označit opravený soubor. Zpráva „posílám znovu“ nemusí příjemci říct, co přesně má zkontrolovat.

Jak se připravit na změnu účetní?

Připravila bych předávací seznam a jasně určila, kde končí práce původní účetní a začíná práce nové. Vedle dokumentů je vhodné předat i přehled otevřených otázek. Samotná složka souborů totiž nemusí vysvětlit, které záležitosti jsou dokončené a které ještě čekají na dořešení.

Co by si měl podnikatel ze spolupráce s účetní odnášet?

Především srozumitelnou informaci o výsledku zpracování a o navazujících krocích. Pokud některému výstupu nerozumí, měl by se zeptat na jeho význam pro své podnikání. Dobrou pomůckou je stručný seznam: co je hotové, co chybí a co má klient nyní udělat.