Víte, jak uspořádat dokonalý event?

Co si vlastně představit pod pojmem event?

Event je anglické označení, které lze do češtiny přeložit jako událost nebo akce. V současné době se výraz event používá pro označení společenských událostí, dění a jakýchkoliv akcí pro lidi, a to jak pro blízké a přátele, tak i pro širokou veřejnost. Event je událost, která v hostech zanechá dojem. 

Slovo event se také objevuje v označení agentur, které podobné události připravují a organizují - eventové agentury. Právě na ně se můžete obrátit, pokud chcete event uspořádat a přitom se nestresovat s jeho organizací a zařizováním všeho potřebného, jako jsou například prostory pro firemní večírek, catering, moderátor a podobně. 

O dokonalou party se postará eventová agentura

Ať už plánujete akci jakéhokoli charakteru a rozsahu, její příprava bývá časově, finančně i organizačně náročná. A je tím náročnější, čím větší a důležitější je událost, kterou pořádáte. Své starosti ale můžete přenechat speciálním eventovým agenturám, které vám připraví událost na míru přesně podle vašich představ. 

V čem vlastně spočívá práce eventové agentury? Nejdříve podrobně probere požadavky a přání klienta, poté vše zařídí, nachystá a připraví. Během události pak zajišťuje organizaci a stará se o to, aby vše fungovalo do nejmenšího detailu. Pořadatel akce se tak může bez starostí stát součástí společenského dění, nikoli kontrolovat průběh události a řešit problémy. 

Eventová agentura realizuje vaše sny 

Celá spolupráce s agenturou začíná většinou tak, že se její zástupce sejde osobně s klientem, komunikace ale může probíhat i formou e-mailů nebo přes telefon. Důležité je, aby klienta vyzpovídal a přesně zjistil, co od akce očekává, jakou má představu, co na eventu chce mít a co by mu naopak bylo nepříjemné. 

Eventová agentura od klienta zjistí, na jakém místě se má událost konat, v jaký den a čas, případně navrhne řešení, pokud klient zatím nemá místo a termín zajištěny. Potřebuje také vědět, pro kolik lidí je událost plánovaná nebo kolik lidí by měla přilákat, kde a jak akci propagovat, tedy kam zasílat pozvánky a v jaké podobě. V neposlední řadě také eventová agentura dostane od klienta rozpočet, se kterým může na organizaci akce počítat. Samozřejmostí by mělo být vypracování předběžné kalkulace s podrobným vypsáním položek. 

Přípravy bez stresu umožní eventová agentura

Jakmile agentura zjistí přesné požadavky a přání klienta, může začít s přípravami a organizací eventu. To znamená, že objedná místo konání akce, catering, personál, postará se také o dekorace a květinovou výzdobu, oblečení pro personál či nádobí. Podle požadavků klienta také zajistí aparaturu, případně moderátora, vystupující hosty a atrakce pro děti, jako třeba skákací hrad. Eventová agentura také může zajistit bezpečnostní službu, hasiče a další důležité záležitosti související s charakterem a rozsahem akce. 

Kromě toho se agentura postará o propagaci akce, u velkých eventů vypracuje mediální a marketingový plán, zajistí kampaň na zviditelnění akce a pozve hosty. Ve zkratce řečeno – agentura se postará o vše, co je potřeba. 

Přípravami to nekončí aneb jak vypadá organizace v den konání eventu

Přípravy eventu samozřejmě vrcholí krátce před jeho konáním. U menších akcí probíhá konečná fáze příprav den předem, u rodinných oslav je to i pár hodin před jejich začátkem. Větší události a akce si vyžadují finální přípravy i dva až tři dny před svým konáním. 

V samotný den D, tedy v době konání eventu, agentura dohlíží na to, aby vše klaplo do "posledního puntíku". Je zajištěn personál, který se v průběhu eventu stará o hosty i o děti, pomáhá s programem a stará se o zábavu. Na průběh celé akce dohlíží koordinátor, který hlídá dodržování programu i veškeré provozní záležitosti, jako například to, aby bylo všude dostatek jídla a pití, aby dort přišel na stůl ve správnou chvíli a podobně. Na větších akcích bývá přítomno i více koordinátorů.

Event končí, práce eventové agentury však ne

Jakmile event skončí a všichni spokojeně odchází domů, práce agentury nadále pokračuje. Musí totiž zajistit úklid, vrácení zapůjčených a pronajatých věcí, platby dodavatelům a tak dále. K práci eventové agentury patří třeba i odvoz darů ke klientovi nebo další drobnosti, které si jen dokážete představit. Poslední tečkou za událostí je vyhodnocení eventu, kdy se zhodnotí návštěvnost, úspěšnost akce a reakce hostů i klienta. 

Plánujete organizovat event? Oslovte agenturu!

Možná si říkáte, že zajistit událost zvládnete sami a agenturu nepotřebujete. Jakmile ale starosti se zařizováním a organizací přenecháte agentuře, ušetříte mnoho času i nervů. Zvláště pokud připravujete větší akci, pak jen desítky hodin zabere sezení u internetu, telefonování, zajišťování a hledání, dokud nenajdete vše, co pro event potřebujete. Vždyť i oslava nebo hostina znamená najít a objednat místo, zvolit občerstvení a najít někoho, kdo vám jej připraví, vybrat dort, zajistit zábavu pro hosty a podobně. Všechno ještě znásobte, pokud chystáte větší firemní událost nebo akci pro veřejnost. Proč se zbytečně stresovat, když vám se vším může pomoci eventová agentura? 

Ne vždy také vše jde jako na drátku a i když si vše dokonale vymyslíte, naplánujete a zařídíte, může se stát cokoliv, co vaše plány naruší. Vypadne nějaký host, onemocní domluvená pomoc, na poslední chvíli je třeba řešit problémy s občerstvením a podobně. Zkrátka se něco nezadaří podle plánu a pro vás jako organizátora to znamená velké starosti navíc. Samozřejmě podobné problémy mohou nastat, i pokud event pořádá agentura. Ta ovšem mívá své vyzkoušené partnery a dodavatele, na které se může spolehnout. A pokud se něco nepodaří, vždy má záložní plán a dokáže si poradit. 

Vyplatí se eventová agentura?

Organizace svépomocí je sice cenově výhodná a zároveň máte jistotu, že si vše zařídíte po svém. Je to ale vykoupeno stresem, kterému se zejména při organizaci větších událostí nevyhnete. Při pořádání akcí je také dobré mít dostatek kontaktů na spolehlivé dodavatele občerstvení, dekorací a všech dalších služeb. Přípravami navíc strávíte spoustu času a ve finále si ani samotnou událost neužijete, protože budete stále něco organizovat, chystat a hlídat. 

Naproti tomu pokud starosti svěříte agentuře, ušetříte čas, stres a nervy, protože agentura za vás vše vyřídí, všechno zajistí a vyřeší. Kromě toho má mnohé zkušenosti a ověřené kontakty, takže vždy zajistí ten nejlepší servis. Nebudete se muset o nic starat a oslavu nebo událost si užijete, protože veškerá organizace bude na koordinátorovi a agentuře. Samozřejmě tyto služby něco stojí, při organizování větší akce se však vyplatí investovat, abyste měli jistotu, že vše klapne a všichni budou spokojeni. 

Možná se obáváte, že eventová agentura nesplní vaše požadavky a nebude vše podle vašeho přání tak, jako kdybyste si akci organizovali sami. Záleží však na výběru agentury – musíte si zkrátka zvolit takovou, která bude dbát vašich požadavků. 

Agentura zajistí nejen velké eventy, ale i drobné akce   

Mohlo by se zdát, že služby eventových agentur jsou určeny pouze pro velké firmy. Není to však pravda. Eventová agentura vám může pomoci také s přípravou menších oslav. Dokonce tyto akce pro soukromé osoby si agentury o to víc užívají a těší se na ně, protože oproti obrovským událostem jde o milé a oddychovější eventy. 

Pokud tedy plánujete uspořádat oslavu narozenin či rodinného výročí, svatební hostinu nebo třeba firemní večírek, neváhejte se obrátit na agenturu. Zajistí celou akci a také personál, který se postará o hosty a jejich program, zabaví děti... Stejně tak agenturu využijete, pokud chcete uspořádat oslavu významného jubilea vašeho kolegy či nadřízeného v práci. Agentura vám zkrátka pomůže zorganizovat jakýkoliv event.